El día tiene 24 horas. ¡No estamos descubriendo nada! De acuerdo a ese orden es normal dividir nuestras jornadas para cumplir con todos los compromisos programados. ¿Cierto? En muchos casos es así… Pero también existen personas a las que se les viene todo encima y el día no les alcanza.

Eso no es un drama así que no te preocupes si has pasado por esa situación antes. Después de todo, la aceleración del ritmo de vida es una percepción personalizada.

Lo que sí podemos asegurar es que en realidad el tiempo útil por día es mucho menor a 24 horas. De hecho, el tiempo real para llevar a cabo asignaciones laborales o académicas es incluso menor a las ocho horas.  

Pero las cosas suelen tornarse un poco más complicadas… Vemos que al realizar una actividad es normal distraerse hasta con el estímulo más inverosímil. Incluso leyendo esto es posible que te hayas quedado un par de segundos pensando en cualquier cosa.

De hecho muchas personas manifiestan no poder lograr la productividad en sus actividades como ellos quisieran. Sienten que no alcanzan sus objetivos diarios pero sobre todo que pueden mejorar aún más.

Y sin embargo, no encuentran esa fórmula que los haga potenciar su ritmo de trabajo. Como consecuencia la frustración se apodera de ellos y abandonan lo que están haciendo.  

Si estás pasando por una situación similar has llegado al artículo correcto pues hablaremos sobre una técnica ideada para mejorar la productividad como lo es el time blocking.

Y si te preguntas de qué estamos hablando entonces continúa leyendo… Aquí te contamos de qué va el time blocking. ¡No pierdas detalles!

¿Qué es el Time Blocking?

Quizá has hecho uso de esta técnica en determinado momento y aun no lo sabes…

El time blocking es una estrategia productiva la cual consiste en lo siguiente: Planificar por adelantado las tareas que harás en tu día y apartar algunos bloques de tiempo para realizar labores concretas.

Tal como se dijo, el time blocking es una técnica de gestión de tiempo donde se planifica una jornada productiva. Pero con el atenuante de bloquear algunas horas para realizar las tareas más prioritarias y el resto de horas secundarias para labores menos urgentes.

Cabe destacar que el time blocking no se ejecuta por arte de magia una vez que ya lo has planificado. Solo queda en ti aplicarla al pie de la letra a fin de que puedas constatar sus beneficios y resultados.

A final de cuentas el tiempo se puede convertir en tu mejor o peor enemigo según lo gestiones. Pero queda tranquilo no es regaño más bien el propósito es que te enamores aún más de esta técnica.

Así que no te pierdas en el siguiente apartado los beneficios que trae consigo la técnica time blocking.

Beneficios del Time Blocking

Un beneficio central y fabuloso de aplicar la técnica time blocking es la de poder usar el tiempo a tu favor y de manera proactiva.

Además puedes anticipar tus actividades diarias de manera que enfoques tu atención en ello y que las mismas no te agobien.

Otros de los grandes beneficios que trae consigo la aplicación efectiva del time blocking son:

• Concentración: ¡Cada bloque, cada tarea! Y como el tiempo pasa volando aprenderás a concentrarte en las tareas así como eliminar las distracciones. Y sobre todo a concluirlas en ese periodo de tiempo establecido.
• Evade la multitarea: Se vuelve a repetir la premisa de que el time blocking trae consigo su propia labor. Por ello es necesario evitar hacer múltiples actividades. Con ello reducen la sensación de hacer mucho y no hacer nada.
• Control de tu vida personal y laboral: Aplicar el time blocking ayuda a distribuir tus actividades laborales y tu tiempo de ocio o descanso tan necesario para una buena calidad de vida.
• Evita la procrastinación: Lo cual reduce la pereza o postergación de tareas y te permite adaptarte al desempeño de las tareas.
• Panorama amplio de tu planificación: Esta técnica te permite visualizar tus futuras actividades con previa antelación. Bien sea a diario o semanal y así puedes reducir el estrés y la mente se tranquiliza al saberse en control de la situación. 

¿Cómo hacer Time Blocking?

Recuerda cuando eras estudiante y en el colegio te asignaban un horario con cada clase con intervalos de tiempo para ir al patio… Pues puedes tomar esa idea y hacer tu propio time blocking.

Ahora bien, para disponer de tus múltiples actividades diarias debes tener calendario en mano y preparar tu time blocking. ¿Pero qué es lo primero a anotar? ¡Pues justo es eso un tiempo para acomodar tu tiempo!

Es decir, asignar una hora semanal en el que te enfoques en realizar la tarea de planificación de tus actividades. Acto seguido toma en cuenta los siguientes puntos:

Gestiona tu tiempo

Es quizá la parte más difícil del time blocking pues por algo se debe comenzar. Para ello establece que tienes pensado realizar en por ejemplo este lunes a primera hora. Y así hasta que la planificación vaya tomando forma.

Al final de tu jornada es recomendable que dediques 10 minutos para revisar las actividades realizadas y las que harás al siguiente día. En este punto solo depende de ti que lo que te hayas propuesto lo cumplas en función a tus posibilidades.

Prioriza tus tareas

Reserva esos bloques importantes de tu tiempo para llevar a cabo las tareas que revisten mayor importancia en tu jornada. Esta priorización permitirá un avance significativo en la consecución de tus proyectos.

No obstante, no todo es la tarea principal. Bloquea entonces un periodo de tiempo para las tareas reactivas o menores. Y evita que esas tareas reactivas como por ejemplo atender llamadas o chequear el correo electrónico invadan gran parte tus tareas proactivas.

Para priorizar tus tareas puedes jugar con las palabras y hacer conectivos como por ejemplo “Tareas de”:

• Trascendencia: Alta o media y baja.
• Exigencia: Alta o media y baja.
• Periodo de tiempo: A corto medio o largo plazo.
• Dificultad: Poca dificultad. dificultad media o dificultad máxima.
• Interés: Alta o media y baja interés y gusto en realizarlas.

Prueba estas etiquetas y de seguro se te hará más fácil la planificación.

Gestiona tu energía

Para ello debes analizarte a ti mismo y ser honesto con las horas en que sientes que eres más productivo. Por lo general las personas sienten que su mayor pico de rendimiento es a tempranas horas de la mañana.

En cuanto hayas encontrado el momento cumbre de tu energía bloquea el tiempo y resérvalo para las tareas prioritarias.

Reserva espacio para los imprevistos

Siendo realistas es comprensible que durante la jornada pueden surgir imprevistos o cosas que no podemos controlar.

Pero como gran planificador puedes reservar espacios en blanco en tu time blocking para atenderlos o postergar las tareas. Mismas que han sido interrumpidas por razones ajenas a tu voluntad y reorganizar con libertad tus actividades.

Así no te abrumara la situación y no sentirás ansiedad por el tiempo interrumpido. ¡Todo bajo control!

Enfócate en el trabajo y disminuye las distracciones

¡Si es al trabajo es al trabajo sin excusas! así que enfócate en esa actividad que requiere de tu tiempo y esfuerzo.  ¿Pero qué hacer con las distracciones? Sí que las puede haber en banda pero es tu deber reducirlas al mínimo.

Deja de lado las redes sociales y de aquellas páginas web que te distraen y aléjate del teléfono. Evita conversar con las personas a tu alrededor o hasta perder la mirada pensando en que fue primero si el huevo o la gallina…

Y si necesitas algo a tu favor ponte los cascos y escucha música mientras realizas tu tarea. Eso sí hazlo a conciencia no dejes que el ánimo de la melodía te sorprenda perdiendo el foco. 

Traslada la metodología Time Blocking a Google Calendar

La tecnología es parte de nuestra cotidianidad y hacer uso de ella convirtiéndola en tu gran aliado puede traerte agradables beneficios.

En el caso de la gestión de productividad puedes hacer uso de herramientas como el time blocking google calendar para organizarte con efectividad.

Tan solo traslada tu planificación a tu cuenta Google calendar (la misma de tu cuenta google principal) y comienza la edición. Si tienes tareas repetitivas selecciónalo y llévalo a los días en que se repetirá. 

Así mismo puedes personalizar con colores los eventos y hacer uso de las notificaciones o ubicación geográfica para que no quede nada en el olvido.

¿Qué tal te ha parecido este artículo? ¿Consideras interesante que habláramos en esta oportunidad sobre time blocking? Si te ha gustado no dudes en compartir el contenido con tus amigos y conocidos.

Puede que al igual que a ti a ellos también les parezca útil y empleen desde ya está técnica productiva. ¡No lo pienses más y copia el link y pásalo! ¡Te esperamos en la próxima oportunidad!